12 Jun Vacature Management Assistant
Functieomvang: fulltime (40 uur per week)
Sluitingsdatum: 28 Juni 2017
Het Amsterdam Institute for Global Health and Development (AIGHD) is op zoek naar een Management Assistant. Ben jij die professional, kritisch, altijd op zoek naar de beste oplossingen? Heb je gevoel voor humor en weet je zaken positief en voortvarend voor elkaar te krijgen? Stuur ons dan je CV.
Doel van de functie
Het bieden van secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de General Manager en het bestuur van AIGHD. De Management Assistant rapporteert direct aan de General Manager.
Werkzaamheden
Het takenpakket is divers en bestaat onder andere uit:
– Secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de General Manager
– Effectief beheren van complexe agenda’s en het maken van interne en externe afspraken
– Voorbereiden van (bestuurs)vergaderingen: plannen, vergaderruimte regelen, stukken opmaken/verzamelen en versturen
– Verslaglegging van interne vergaderingen en bewaking van follow-up
– Plannen en opzetten van telefonische en video-vergaderingen
– Bijhouden van interne registraties ten behoeve van (jaar)verslaglegging en activiteiten
– Ondersteuning bij financiële zaken zoals o.a. declaraties en facturen
– Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie
– Organisatie interne en externe bijeenkomsten
– Opstellen bezoekprogramma’s en reisschema’s
– Ontvangen en begeleiden bezoekers, aanmelden parkeergarage
– Overige facilitaire zaken als kantoorbestellingen plaatsen en kleine huishoudelijke taken
Profiel
– Minimaal HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een afgeronde secretariële opleiding of een aantal jaren ervaring in een soortgelijke functie
– Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie
– Goede beheersing van het MS Officepakket 2013 (Word/Excel/PowerPoint)
– Goede beheersing Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
– Gevoel voor verhoudingen
– Zelfstandig, daadkrachtig en initiatiefrijk
– Prioriteiten kunnen stellen en zaken kunnen combineren
– Goede communicatieve vaardigheden
– Flexibel en stressbestendig
– Affiniteit met non-profit organisatie
Wij bieden
Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met een voor de sector gebruikelijk salaris. Inschaling geschiedt op basis van opleiding en ervaring.
Voor meer informatie over de organisatie zie www.aighd.org. Voor informatie over de functie kunt u contact opnemen met, Linde Nieuwenhuys (l.nieuwenhuys@aighd.org) 020-2103960.
Uw sollicitatie inclusief CV kunt u richten aan Friso Janssen, General Manager, en sturen naar hrsupport@aighd.org of AIGHD, Paasheuvelweg 25, 1105 BP, Amsterdam.