Vacancy: Administrative Assistant

Administrative Assistant
Fulltime – in Amsterdam

De positie
Het Amsterdam Institute for Global Health and Development (AIGHD) is op zoek naar een Administrative Assistant. De nadruk van de werkzaamheden ligt op het verzorgen van de algemene secretariële en administratieve werkzaamheden en ondersteuning bieden aan de Management Assistant.

Belangrijkste taken/verantwoordelijkheden

  • Behandelen en monitoren van alle reisaanvragen, zoals tickets, hotelboekingen, visa en vervoer;
  • Organisatie en uitvoeren van werkzaamheden t.b.v. vergaderingen, waaronder het regelen van vergaderruimten, parkeerplaatsen, restauratieve en facilitaire verzorging;
  • Telefoonbeantwoording;
  • Agendabeheer;
  • Verzorgen en archiveren van inkomende en uitgaande correspondentie;
  • Ontvangen en begeleiden gasten;
  • Organiseren en uitvoeren van werkzaamheden t.b.v. de Global Child Health Group (GCHG);
  • Plannen en opzetten van Skype/Zoom vergaderingen;
  • Ondersteuning bij financiële zaken zoals o.a. declaraties en facturen;
  • Waarnemen bij afwezigheid Management Assistant.

Wij vragen

  • HBO werk- en denkniveau met secretariële opleiding en/of achtergrond;
  • Minimaal 1-3 jaar relevante secretariële werkervaring;
  • Prioriteiten kunnen stellen en een zeer accurate werkhouding;
  • Uitstekende vaardigheden op het gebied van planning en organisatie;
  • Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word en Excel);
  • Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels;
  • Gevoel voor verstandhouding;
  • Een zelfstandige, ondernemende, daadkrachtige en initiatiefrijke collega;
  • Flexibiliteit en stressbestendigheid.

Aanbod AIGHD
Stichting AIGHD biedt in eerste instantie een aanstelling voor bepaalde tijd, met uitzicht op een verlenging bij goed functioneren en een salaris passend binnen de kaders van de sector. AIGHD kent een fulltime werkweek van 40 uur per week, 25 vakantiedagen, een goed collectief pensioen en een zeer aantrekkelijke collectieve zorgverzekering. Je kunt je motivatiebrief en CV sturen naar HR Support hrsupport@aighd.org.

Over AIGHD
AIGHD hanteert een probleemgerichte aanpak en overstijgt de grenzen van traditionele academische disciplines om duurzame oplossingen te bieden op het gebied van Global Health. Het is een dynamisch netwerk gericht op onderzoek, onderwijs en beleidsadvisering. Het instituut staat voor een samenwerking tussen biomedische onderzoekers van het Amsterdam UMC – locatie AMC, sociale wetenschappers en economen van de Universiteit van Amsterdam (UvA) en van het Amsterdam UMC-locatie AMC. Daarnaast werken we nauw samen met een aantal andere NGO’s, zoals de PharmAccess Foundation, The Health Insurance Fund en het Medical Credit Fund, die een centrale plaats in het consortium innemen. AIGHD koppelt expertise, middelen en programma’s van instellingen die betrokken zijn bij gezondheidsgerelateerd onderzoek, onderwijs en capaciteitsopbouw.
No (recruitment) agencies please.